Als klantenbegeleiding zijn we bij het project ‘Crown’ te Knokke ingestapt op het moment dat de keuzes voor technieken en afwerking reeds afgerond waren.
Dit in opdracht van Immobel.
Echter is het vooral belangrijk om de focus te leggen op de implementatie, controle en klantcommunicatie.
Dit heeft tot gevolg dat er een aangepaste aanpak is voor de verdere begeleiding van klanten in deze fase.
Voorbereiding
Mits alle keuzes en documenten mbt technieken en afwerking reeds afgerond waren, kregen deze een grondige review.
Anders gezegd, om een goed begrip te hebben op gemaakte keuzes en op de status van de werkzaamheden.
Door deze gestructureerde aanpak kunnen klanten, zelfs wanneer de keuzes voor technieken en afwerking reeds afgerond zijn, nog steeds een positieve en betrokken ervaring hebben.
Pre-check
De klanten werden telkens persoonlijk uitgenodigd voor een pre-check. De klanten werden ontvangen op de afgesproken locatie en is er een inspectie uitgevoerd van de afwerking van het appartement.
Een pre-check gaat steeds door in een welbepaalde periode voorafgaand op de Voorlopige Oplevering.
Tijdens de inspectie worden alle werkzaamheden gecontroleerd en wordt er gekeken of er zichtbare gebreken zijn.
Deze inspectie biedt de klanten de mogelijkheid om potentiële problemen of onvolkomenheden de identificeren voordat er wordt overgegaan naar de Oplevering.
De opmerkingen worden opgenomen in een fotorapport waarna dit document naar zowel de klant als de aannemer wordt overgemaakt, voor verder gevolg.
Doch is er op geregelde tijdstippen contact met de aannemer om de voortgang van de opmerkingen te bespreken.
Kortom, de nauwe communicatie met de aannemer is cruciaal om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van het werk voldoet aan de verwachtingen van de klant waardoor de eventuele gebreken tijdig worden opgelost.
De pre-check is een belangrijke stap in het bouwproces, omdat de klanten de mogelijkheid hebben om eventuele problemen of gebreken aan te kaarten voordat het appartement officieel aanvaard wordt.
Dit helpt om mogelijke geschillen of ontevredenheid na Oplevering te voorkomen. Ten slotte zorgt dit er voor dat klanten tevreden zijn met hun nieuwe appartement.
Voorlopige Oplevering
Bij de Voorlopige Oplevering is het belangrijk om een gestructureerde aanpak te volgen om er voor te zorgen dat alles soepel verloopt en alle betrokken partijen tevreden zijn met het resultaat.
Zodra de aannemer de opmerkingen van de pre-check heeft geanalyseerd en opgevolgd, is het cruciaal om samen met de bouwheer en aannemer een nieuwe planning op te stellen voor de Voorlopige Oplevering.
De omvang van de herstelwerkzaamheden worden geëvalueerd, die nodig zijn om de gebreken te verhelpen.
Op basis van intern overleg, wordt er een nieuwe planning gemaakt voor de Voorlopige Oplevering.
Vervolgens worden de klanten persoonlijk uitgenodigd op een specifieke datum / uur voor de Voorlopige Oplevering van hun appartement.
Er wordt samen met de klant een herbeoordeling uitgevoerd om te controleren of alle gebreken naar tevredenheid zijn verholpen.
Eventueel nog zichtbare gebreken worden opnieuw genoteerd aan de hand van een fotorapport waarna dit bij de documenten van Oplevering gevoegd en ondertekend wordt door alle partijen.
Ten slotte worden meterstanden opgenomen waarbij de overdracht van gegevens na afloop van Oplevering nog door de bouwheer wordt verwerkt.
Nadat alle documenten zijn afgehandeld en ondertekend, worden de sleutels overhandigd aan de klanten.
Tijdens het hele proces is er gezorgd voor een open communicatie met de klant. Hierdoor kan dit resulteren in een tevreden klant en een succesvolle oplevering.
Nazorg
De nazorg na de Voorlopige Oplevering is essentieel om ervoor te zorgen dat eventuele restpunten of problemen die na Oplevering naar voren komen, adequaat worden afgehandeld.
Niettemin vereist dit tevens een gestructureerde aanpak voor opvolging en communicatie met de aannemer.
Er werd een specifieke periode afgestemd met de bouwheer, waarin wij de nazorg hebben opgevolgd. In de periode erna, werd dit door de bouwheer verder zelf intern opgevolgd tot Definitieve Oplevering.
Een gestructureerde opvolging met de aannemer voor het verhelpen en oplossen van opmerkingen, is van cruciaal belang. Onder andere om ervoor te zorgen dat alle restpunten naar tevredenheid worden afgehandeld.
De klant wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van de restpunten.
Afsluiting project
Een quitus document wordt naar de koper overgemaakt nadat de aannemer heeft aangegeven dat alle restpunten van de oplevering zijn voldaan. Ten slotte is dit een belangrijke stap om de afronding van het project te formaliseren en eventuele aansprakelijkheden te beperken.
In dit document wordt verklaard dat alle zichtbare gebreken die bij Oplevering zijn genoteerd, volledig zijn afgesloten.
Namelijk door het quitus document over te maken naar de koper nadat alle restpunten zijn afgehandeld, creëer je een duidelijke schriftelijke bevestiging dat het appartement in goede staat is opgeleverd. Omdat eventuele zichtbare gebreken zijn verholpen. Samengevat, dit helpt om mogelijke geschillen te voorkomen en geeft beide partijen gemoedsrust over de afronding van het project.
Dit draagt bij aan een positieve klantervaring en een succesvolle afronding van het project.
